Ein konsequenter Umstieg auf eine digitale Kommunikation hat positive Folgen für die Arbeitsleistung, aber auch für Umwelt und Klima. Aus diesem Grund erkundigen wir uns in unserer jüngsten Anfrage an die Verwaltung, welche Schritte unternommen werden, um die Papierflut im Rathaus einzudämmen.

Die Fraktionen und Stadträt*innen im Rathaus erhalten viel Post. Sehr viel Post. Einladungen zu Sitzungen, Tagungen, Veranstaltungen aller Art, Protokolle, Berichte von städtischen Ämtern, Referenten oder einzelnen Beauftragten, Flyer, Broschüren, Unterlagen und und und…

Diese Kommunikation der einzelnen Institutionen untereinander ist wichtig, damit eine angemessene Kontrolle und eine zielgerichtete Arbeit in der Stadtverwaltung möglich ist. Auch Post von Organisationen aus der Bürgerschaft, wie Vereine, Verbände oder Bürgerinitiativen, erreichen den Gemeinderat. Die Kommunikation mit ihnen ist mindestens genauso wichtig, denn allen gewählten Vertreter*innen ist es ein grundsätzliches Anliegen, von den Freiburgerinnen und Freiburgern direkt zu hören.

Im Zuge der Digitalisierung ist es unser Ziel, diese Kommunikation so weit wie möglich auf digitalem Weg zu führen. Das hat für die einzelnen Stadträt*innen mehrere Vorteile. Zum einen ist die digitale Kommunikation wesentlich schneller, und erlaubt es kurzfristig auf Informationen zu reagieren. Auch lassen sich digitale Nachrichten besser sortieren und archivieren. Und zuletzt können die Mitteilungen leichter an die Personen weitergeleitet werden, für die sie am relevantesten sind.

Auch das Einsparen von Papier ist aus Umweltaspekten ein begrüssenswerter Effekt einer digitaleren Kommunikation. Oft wird aber auch die CO₂-Belastung durch das Bedrucken vernachlässigt. Auch hier kann durch mehr Digitalisierung ein Plus für das Klima erreicht werden.

Unsere Anfrage als PDF

Unsere Anfrage im Wortlaut:

Papierpost an die Fraktionen
Anfrage nach §24 GemO zu Sachthemen außerhalb von Sitzungen     

Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister Horn,    

ein Großteil der internen und externen Kommunikation der Fraktionen geschieht heute auf  digitalem Weg. Dies ist für moderne und reibungslose Arbeitsabläufe heutzutage unerlässlich. 

Die einzelnen Fraktionen und Stadträt*innen erreichen allerdings nach wie vor eine  außerordentliche Menge an Papier. Dazu gehören unter anderem unzählige Jahresberichte von  einzelnen Ämtern oder Beauftragten, Protokolle von Sitzungen, aber auch Unterlagen, Broschüren  und Berichte städtischer Gesellschaften. Hinzu kommen viele Unterlagen, welche von diversen  Verbänden, Vereinen oder Institutionen versendet werden, die nicht direkt zur Stadtverwaltung  gehören.    

Nicht nur fiele es den Fraktionen im Zuge der internen Arbeitsteilung leichter, die notwendigen  Erkenntnisse aus den Materialien an die richtigen Personen weiterzuleiten, wenn diese Materialien  bevorzugt digital zur Verfügung gestellt würden. Auch im Hinblick auf den anfallenden  Papierverbrauch sowie die durch den Druck entstehende Umweltbelastung halten wir ein  Umsteigen auf eine weitestgehend digitalisierte Informationsübermittlung für einen wichtigen  Schritt.    

Mit Blick auf Arbeitseffizienz, die Ressourcenschonung und im Sinne des Klima- und  Umweltschutzes, bitten wir daher um die Beantwortung folgender Fragen:    

  1. Gibt es konkrete Maßnahmen und ggfs. einen zeitlichen Fahrplan seitens der Verwaltung, um  die Verwendung von Papier weiter zu reduzieren? 
  2. Ist die Verwaltung gewillt oder in der Lage, auf die städtischen Gesellschaften, Eigenbetriebe  oder regionale Institutionen dahingehend einzuwirken, damit diese möglichst papierlos, z.B.  gegenüber den Aufsichtsratsmitgliedern, agieren und Unterlagen bevorzugt digital zur Verfügung  stellen?    
  3. Ist es aus Sicht der Verwaltung grundsätzlich möglich, eine „opt-in“ Lösung zu entwickeln,  wonach zunächst grundsätzlich alle Unterlagen im „Konzern Stadt“ digital versandt werden und  Papierexemplare nur auf expliziten Wunsch einzelner Fraktionen bzw. Stadträt*innen angefertigt  und verschickt werden?   
  4. Gab es bereits seitens der Verwaltung bereits Anstrengungen, externe Organisationen darum  zu ersuchen, Unterlagen grundsätzlich bevorzugt digital zur Verfügung zu stellen?    

Mit freundlichen Grüßen     

Die Fraktion der Freien Demokraten & Bürger* für Freiburg im Freiburger Gemeinderat